Kurz gesagt: Eigene Software lohnt sich, wenn ein wichtiger Ablauf Ihres Betriebs jede Woche mehrere Arbeitsstunden an Abgleichen, Suchen und Korrigieren kostet, wenn mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten und wenn keine Standardsoftware Ihren Ablauf abbildet. Arbeitet nur eine Person mit der Tabelle und stimmt das Ergebnis, bleiben Sie bei Excel und räumen auf. Dazwischen liegen geteilte Listen und Branchensoftware, die Sie zuerst prüfen sollten.
Die Grenze ist erreicht, wenn die Tabelle nicht mehr einer Person gehört, sondern ein Ablauf des ganzen Betriebs daran hängt. In Betrieben mit 10 bis 50 Mitarbeitern arbeiten meist schon mehrere Personen an Angeboten, Aufträgen und Einsatzplänen, eine eigene IT-Abteilung fehlt aber. Typische Anzeichen sind diese:
Behalten Sie Excel, solange eine Person die Tabelle führt, die Datenmenge überschaubar ist und Fehler keine teuren Folgen haben. Für Kalkulationen, Auswertungen und einmalige Listen ist Excel ein gutes Werkzeug, das Ihre Mitarbeiter bereits beherrschen. Oft genügt Aufräumen. Legen Sie die Datei an einem einzigen Ort ab, sperren Sie Formelzellen, trennen Sie Eingabe und Auswertung und bestimmen Sie eine verantwortliche Person. Laut den bei Panko zitierten Untersuchungen wird dieser Zellschutz nur in der Hälfte der Tabellen oder seltener genutzt, obwohl er einfach einzurichten ist.
Sie haben vier Wege, und der teuerste ist nicht automatisch der richtige. Prüfen Sie sie in dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt mehr kostet und mehr bindet als der vorige.
| Möglichkeit | Stärken | Grenzen | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Excel behalten und aufräumen | Keine neuen Kosten, alle kennen es | Bleibt eine Datei, Fehler fallen spät auf, kaum Zugriffsrechte | eine Person damit arbeitet und der Ablauf einfach ist |
| Geteilte Listen wie Microsoft Lists oder Werkzeuge nach Art von Airtable | Alle arbeiten am selben Stand. Microsoft Lists bietet Versionen je Eintrag, Genehmigungen und Rechte bis auf Ebene einzelner Einträge | Rechenwege und mehrstufige Abläufe werden schnell unübersichtlich, Verbindung zu anderen Programmen ist begrenzt | es um Listen geht, etwa Kunden, Geräte oder offene Aufgaben |
| Branchensoftware von der Stange | Erprobt, schnell verfügbar, Wartung durch den Hersteller | Ihr Betrieb passt sich dem Programm an, laufende Lizenzkosten pro Nutzer, Sonderfälle landen wieder in Excel | Ihr Ablauf dem Branchenüblichen entspricht |
| Eigene Software | Bildet genau Ihren Ablauf ab, mit Rechten, Verlauf und Anbindung an bestehende Programme | Höchste Anfangskosten, Sie müssen Zeit für die Abstimmung einplanen, Abhängigkeit vom Entwickler | der Ablauf Ihr Geschäft ausmacht und kein Standardprodukt passt |
Stellen Sie die Stunden, die heute verloren gehen, den Kosten des Projekts gegenüber. Zählen Sie zwei Wochen lang mit, wie viel Zeit für doppeltes Eintragen, Abgleichen von Dateien, Nachfragen und Korrigieren anfällt. Multiplizieren Sie diese Stunden mit dem, was eine Arbeitsstunde Ihren Betrieb kostet.
Die folgenden Zahlen sind frei gewählt und dienen nur dazu, den Rechenweg zu zeigen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
Auf der Nutzenseite fehlt in dieser Rechnung, was sich schwer beziffern lässt, etwa ein falsch kalkuliertes Angebot oder ein vergessener Termin. Kommen Sie auf eine Stunde pro Woche, lohnt sich ein Projekt in dieser Größe nicht.
Zur Einordnung der Kostenseite nennen wir unsere eigenen Werte. Individuelle Software kostet bei uns meist zwischen 20.000 und 80.000 Euro, kleine Anwendungen und Automatisierungen beginnen bei 5.000 Euro. Beim Kauf gehört der Programmcode Ihnen. Betrieb und Betreuung buchen Sie dann bei Bedarf dazu.
Neben dem Kauf bieten wir ein Modell mit Anzahlung und Monatsraten an. Es kostet insgesamt mehr als der Kauf, verteilt die Zahlung aber und enthält Betrieb, Betreuung, Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates. Am Beispiel mit 35.000 Euro sieht das so aus:
Das Hosting kommt in jeder Phase dazu. Je nachdem, wie viel Rechenleistung und Speicher die Anwendung braucht, liegt es zwischen 20 und 150 Euro im Monat, bei sehr großem Bedarf darüber. Mit der Ersparnis aus dem Beispiel von 12.420 Euro im Jahr sind Sie in diesem Modell ohne Hosting nach gut vier Jahren im Plus und nicht nach knapp drei. Mit Hosting sind es je nach Höhe rund viereinhalb bis fünfeinhalb Jahre, gerechnet ab dem Tag, an dem die Anwendung in Betrieb geht.
Der Programmcode bleibt in diesem Modell bei Fragon Studios. Sie erhalten die betriebene Anwendung, einen Export Ihrer Daten und einen geregelten Ausstieg. Sollte es Fragon Studios einmal nicht mehr geben und das Eigentum am Programmcode nicht auf eine andere Firma übergehen, wird der Programmcode veröffentlicht. Sie und jeder Entwickler Ihrer Wahl können dann damit weiterarbeiten. Lassen Sie sich vor der Unterschrift zeigen, wie dieser Ausstieg im Vertrag geregelt ist. Die Einzelheiten stehen in unseren Antworten zu Preisen.
Eine Ablösung läuft in kleinen Schritten, bei denen die alte Tabelle erst am Ende abgeschaltet wird.
Bei uns dauert ein einzelnes Werkzeug oder eine Automatisierung zwei bis vier Wochen, eine Geschäftsanwendung oder ein Kundenportal zwei bis vier Monate.
Die meisten Fehler entstehen vor der ersten Zeile Programmcode, nämlich bei der Entscheidung, was gebaut wird.
Die Kopfzahl entscheidet nicht. Maßgeblich ist, wie viele Stunden pro Woche ein Ablauf kostet und wie teuer Fehler darin sind. Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern und aufwendiger Einsatzplanung kann mehr davon haben als einer mit vierzig Mitarbeitern und einfachen Abläufen.
Nein. Für Auswertungen und einmalige Berechnungen bleibt Excel sinnvoll. Eine gute Anwendung kann Daten als Excel-Datei ausgeben, damit Sie weiter rechnen können. Abgelöst wird nur die Rolle von Excel als gemeinsame Datenablage.
Sie werden übernommen. Vorher werden sie bereinigt, also Doppelte entfernt und Schreibweisen vereinheitlicht. Die alte Datei bleibt als Archiv erhalten, damit Sie ältere Vorgänge nachschlagen können.
Das hängt vom Anbieter ab und sollte im Angebot stehen. Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf eigenen Servern in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland und Finnland. Fragen Sie jeden Anbieter auch nach Zugriffsrechten, Sicherungen und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Dann wird die Anwendung angepasst. Das ist der wesentliche Unterschied zu Standardsoftware, bei der Sie auf den Hersteller warten. Klären Sie vor dem Auftrag, wie Änderungen verrechnet werden und wie schnell jemand erreichbar ist.
Zählen Sie zwei Wochen lang die Stunden mit und rechnen Sie wie im Beispiel oben. Wenn Sie das Ergebnis mit jemandem durchgehen möchten, schreiben Sie uns. Wir sagen Ihnen auch, wenn Excel oder ein fertiges Produkt für Sie die bessere Wahl ist.