Excel ablösen: Wann lohnt sich eigene Software für kleine Betriebe?

Kurz gesagt: Eigene Software lohnt sich, wenn ein wichtiger Ablauf Ihres Betriebs jede Woche mehrere Arbeitsstunden an Abgleichen, Suchen und Korrigieren kostet, wenn mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten und wenn keine Standardsoftware Ihren Ablauf abbildet. Arbeitet nur eine Person mit der Tabelle und stimmt das Ergebnis, bleiben Sie bei Excel und räumen auf. Dazwischen liegen geteilte Listen und Branchensoftware, die Sie zuerst prüfen sollten.

Woran erkennen Sie, dass Excel an seine Grenze kommt?

Die Grenze ist erreicht, wenn die Tabelle nicht mehr einer Person gehört, sondern ein Ablauf des ganzen Betriebs daran hängt. In Betrieben mit 10 bis 50 Mitarbeitern arbeiten meist schon mehrere Personen an Angeboten, Aufträgen und Einsatzplänen, eine eigene IT-Abteilung fehlt aber. Typische Anzeichen sind diese:

• Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei. Gemeinsames Bearbeiten funktioniert in Excel nur unter Bedingungen. Laut Microsoft muss die Datei in OneDrive oder SharePoint Online liegen, und alle brauchen eine aktuelle Version mit Microsoft 365 Abonnement. Öffnet eine Person die Datei mit einer nicht unterstützten Version, erhalten die anderen die Meldung, dass die Datei gesperrt ist.
• Kopien wandern per E-Mail. Sobald es „Angebote_neu_final2.xlsx“ gibt, weiß niemand sicher, welcher Stand gilt.
• Formelfehler bleiben unentdeckt. Der Forscher Raymond Panko hat Prüfungen echter Firmentabellen ausgewertet. In den Prüfungen ab 1997 enthielten 91 % der 54 untersuchten Tabellen Fehler. Wer eine Tabelle allein Zelle für Zelle kontrolliert, findet laut derselben Arbeit nur etwa die Hälfte der Fehler. Die Auswertung stammt aus dem Jahr 2000, das Arbeitsprinzip von Tabellen ist seither gleich geblieben.
• Jeder sieht und ändert alles. Eine Datei kennt kaum Abstufungen. Wer sie öffnen kann, sieht meist auch Einkaufspreise und Kundendaten.
• Niemand kann nachvollziehen, wer was geändert hat. Bei einer Reklamation fehlt dann der Nachweis.
• Datenschutz. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt in Artikel 32 einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten. Die WKO beschreibt das Ziel so, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben, und nennt als Maßnahmen unter anderem interne Zugriffsbeschränkungen, Rollenkonzepte und protokollierte Anmeldungen. Mit einer Kundenliste, die als Anhang verschickt wird, ist das schwer zu erfüllen.

Wann sollten Sie Excel behalten?

Behalten Sie Excel, solange eine Person die Tabelle führt, die Datenmenge überschaubar ist und Fehler keine teuren Folgen haben. Für Kalkulationen, Auswertungen und einmalige Listen ist Excel ein gutes Werkzeug, das Ihre Mitarbeiter bereits beherrschen. Oft genügt Aufräumen. Legen Sie die Datei an einem einzigen Ort ab, sperren Sie Formelzellen, trennen Sie Eingabe und Auswertung und bestimmen Sie eine verantwortliche Person. Laut den bei Panko zitierten Untersuchungen wird dieser Zellschutz nur in der Hälfte der Tabellen oder seltener genutzt, obwohl er einfach einzurichten ist.

Welche Möglichkeiten haben Sie außer Excel?

Sie haben vier Wege, und der teuerste ist nicht automatisch der richtige. Prüfen Sie sie in dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt mehr kostet und mehr bindet als der vorige.

Wie rechnen Sie aus, ob sich eigene Software bezahlt macht?

Stellen Sie die Stunden, die heute verloren gehen, den Kosten des Projekts gegenüber. Zählen Sie zwei Wochen lang mit, wie viel Zeit für doppeltes Eintragen, Abgleichen von Dateien, Nachfragen und Korrigieren anfällt. Multiplizieren Sie diese Stunden mit dem, was eine Arbeitsstunde Ihren Betrieb kostet.

Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen

Die folgenden Zahlen sind frei gewählt und dienen nur dazu, den Rechenweg zu zeigen. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

• Drei Mitarbeiter verlieren je drei Stunden pro Woche, zusammen neun Stunden.
• Eine Arbeitsstunde kostet den Betrieb angenommen 45 Euro.
• Bei 46 Arbeitswochen ergibt das 9 mal 45 mal 46, also 18.630 Euro pro Jahr.
• Eine Anwendung spart davon angenommen zwei Drittel ein, das sind 12.420 Euro pro Jahr.
• Bei einem Kaufpreis von angenommen 35.000 Euro ist die Ausgabe nach knapp drei Jahren hereingespielt. Darin fehlen die laufenden Kosten für den Betrieb, mit ihnen dauert es länger.

Auf der Nutzenseite fehlt in dieser Rechnung, was sich schwer beziffern lässt, etwa ein falsch kalkuliertes Angebot oder ein vergessener Termin. Kommen Sie auf eine Stunde pro Woche, lohnt sich ein Projekt in dieser Größe nicht.

Zur Einordnung der Kostenseite nennen wir unsere eigenen Werte. Individuelle Software kostet bei uns meist zwischen 20.000 und 80.000 Euro, kleine Anwendungen und Automatisierungen beginnen bei 5.000 Euro. Beim Kauf gehört der Programmcode Ihnen. Betrieb und Betreuung buchen Sie dann bei Bedarf dazu.

Was kostet dasselbe Beispiel in Raten?

Neben dem Kauf bieten wir ein Modell mit Anzahlung und Monatsraten an. Es kostet insgesamt mehr als der Kauf, verteilt die Zahlung aber und enthält Betrieb, Betreuung, Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates. Am Beispiel mit 35.000 Euro sieht das so aus:

• Bei Beauftragung zahlen Sie 20 %, das sind 7.000 Euro.
• In den ersten drei Monaten, nachdem die Anwendung bei Ihnen in Betrieb gegangen ist, zahlen Sie nur das Hosting, also den Betrieb auf dem Server. In dieser Zeit können Sie ohne Strafzahlung aussteigen.
• Von Monat 4 bis 24 zahlen Sie 5 % im Monat, das sind 1.750 Euro. Nach den ersten drei Monaten läuft der Vertrag bis Monat 24.
• Bis Monat 24 haben Sie zusammen 125 % bezahlt, also 43.750 Euro statt 35.000 Euro.
• Ab Monat 25 zahlen Sie 1 % im Monat, das sind 350 Euro oder 4.200 Euro im Jahr, solange Sie die Anwendung nutzen.

Das Hosting kommt in jeder Phase dazu. Je nachdem, wie viel Rechenleistung und Speicher die Anwendung braucht, liegt es zwischen 20 und 150 Euro im Monat, bei sehr großem Bedarf darüber. Mit der Ersparnis aus dem Beispiel von 12.420 Euro im Jahr sind Sie in diesem Modell ohne Hosting nach gut vier Jahren im Plus und nicht nach knapp drei. Mit Hosting sind es je nach Höhe rund viereinhalb bis fünfeinhalb Jahre, gerechnet ab dem Tag, an dem die Anwendung in Betrieb geht.

Der Programmcode bleibt in diesem Modell bei Fragon Studios. Sie erhalten die betriebene Anwendung, einen Export Ihrer Daten und einen geregelten Ausstieg. Sollte es Fragon Studios einmal nicht mehr geben und das Eigentum am Programmcode nicht auf eine andere Firma übergehen, wird der Programmcode veröffentlicht. Sie und jeder Entwickler Ihrer Wahl können dann damit weiterarbeiten. Lassen Sie sich vor der Unterschrift zeigen, wie dieser Ausstieg im Vertrag geregelt ist. Die Einzelheiten stehen in unseren Antworten zu Preisen.

Wie läuft die Ablösung von Excel ab?

Eine Ablösung läuft in kleinen Schritten, bei denen die alte Tabelle erst am Ende abgeschaltet wird.

1. Ablauf aufschreiben. Wer trägt was ein, wer braucht welche Auskunft, wo entstehen Fehler? Die Tabelle selbst ist dafür die beste Unterlage.
2. Umfang festlegen. Sie entscheiden, was die erste Version können muss und was warten kann.
3. Erste Version bauen und zeigen. Ihre Mitarbeiter probieren früh aus und sagen, was im Alltag stört.
4. Daten übernehmen. Bestehende Einträge werden bereinigt und eingespielt. Dieser Schritt dauert oft länger als erwartet, weil alte Tabellen uneinheitlich geführt sind.
5. Parallel arbeiten, dann umstellen. Für kurze Zeit laufen beide Wege nebeneinander, danach wird die Tabelle nur noch zum Nachschlagen aufbewahrt.
6. Betreuen und erweitern. Nach dem Start kommen Wünsche, die vorher niemand kannte.

Bei uns dauert ein einzelnes Werkzeug oder eine Automatisierung zwei bis vier Wochen, eine Geschäftsanwendung oder ein Kundenportal zwei bis vier Monate.

Welche Fehler passieren bei der Ablösung am häufigsten?

Die meisten Fehler entstehen vor der ersten Zeile Programmcode, nämlich bei der Entscheidung, was gebaut wird.

• Die Tabelle eins zu eins nachbauen. Dann hat man eine teure Tabelle. Gefragt ist der Ablauf dahinter.
• Alles auf einmal wollen. Ein einzelner Ablauf, der gut funktioniert, bringt mehr als fünf halbfertige.
• Die Mitarbeiter nicht fragen. Wer täglich mit der Tabelle arbeitet, kennt die Sonderfälle.
• Die Datenübernahme unterschätzen. Doppelte Kunden und uneinheitliche Schreibweisen kosten Zeit.
• Den Betrieb vergessen. Klären Sie vorab, wer Sicherungen macht, wer Fragen beantwortet und was Änderungen kosten.
• Standardsoftware nicht prüfen. Wenn ein fertiges Produkt den größten Teil abdeckt, ist das meist die günstigere Wahl.

Häufige Fragen

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eigene Software?

Die Kopfzahl entscheidet nicht. Maßgeblich ist, wie viele Stunden pro Woche ein Ablauf kostet und wie teuer Fehler darin sind. Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern und aufwendiger Einsatzplanung kann mehr davon haben als einer mit vierzig Mitarbeitern und einfachen Abläufen.

Müssen wir Excel danach ganz aufgeben?

Nein. Für Auswertungen und einmalige Berechnungen bleibt Excel sinnvoll. Eine gute Anwendung kann Daten als Excel-Datei ausgeben, damit Sie weiter rechnen können. Abgelöst wird nur die Rolle von Excel als gemeinsame Datenablage.

Was passiert mit unseren bisherigen Daten?

Sie werden übernommen. Vorher werden sie bereinigt, also Doppelte entfernt und Schreibweisen vereinheitlicht. Die alte Datei bleibt als Archiv erhalten, damit Sie ältere Vorgänge nachschlagen können.

Wo liegen unsere Daten bei einer eigenen Anwendung?

Das hängt vom Anbieter ab und sollte im Angebot stehen. Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf eigenen Servern in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland und Finnland. Fragen Sie jeden Anbieter auch nach Zugriffsrechten, Sicherungen und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Was ist, wenn sich unser Ablauf später ändert?

Dann wird die Anwendung angepasst. Das ist der wesentliche Unterschied zu Standardsoftware, bei der Sie auf den Hersteller warten. Klären Sie vor dem Auftrag, wie Änderungen verrechnet werden und wie schnell jemand erreichbar ist.

Wie finden wir heraus, ob es sich bei uns lohnt?

Zählen Sie zwei Wochen lang die Stunden mit und rechnen Sie wie im Beispiel oben. Wenn Sie das Ergebnis mit jemandem durchgehen möchten, schreiben Sie uns. Wir sagen Ihnen auch, wenn Excel oder ein fertiges Produkt für Sie die bessere Wahl ist.

Quellen

• Raymond R. Panko: Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Tagungsband des Spreadsheet Risk Symposium, European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG), 2000, veröffentlicht auf arXiv
• DSGVO: Datensicherheit durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Wirtschaftskammer Österreich
• Gleichzeitiges Bearbeiten von Excel-Arbeitsmappen mit der gemeinsamen Dokumenterstellung. Microsoft Support
• Einführung in Listen. Microsoft Support