Von Danijel Balog, Gründer, Fragon Studios · Zuletzt aktualisiert: 2026-11-11
Excel ablösen: eigene Software für Ihren Ablauf
Für Betriebe, in denen Angebote, Aufträge oder Einsatzpläne an einer Excel-Tabelle hängen, an der mehrere Personen arbeiten. Wir bauen aus dem Ablauf eine Anwendung, in der alle am selben Stand arbeiten. Wenn Excel oder ein fertiges Produkt für Sie reicht, sagen wir Ihnen das.
Wann sollten Sie Excel ablösen?
Wenn die Tabelle nicht mehr einer Person gehört, sondern ein Ablauf des ganzen Betriebs daran hängt, und wenn dieser Ablauf jede Woche mehrere Arbeitsstunden an Abgleichen, Suchen und Korrigieren kostet.
- mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei, und immer wieder ist sie gesperrt
- Kopien wandern per E-Mail, niemand weiß sicher, welcher Stand gilt
- jeder, der die Datei öffnen kann, sieht auch Einkaufspreise und Kundendaten
- niemand kann nachvollziehen, wer was geändert hat
- Formelfehler fallen erst auf, wenn ein Angebot falsch kalkuliert war
Wann Sie bei Excel bleiben sollten
Solange eine Person die Tabelle führt, die Datenmenge überschaubar ist und Fehler keine teuren Folgen haben, reicht Aufräumen. Prüfen Sie vor eigener Software auch geteilte Listen und Branchensoftware. Die Abwägung steht in unserem Beitrag zur Ablösung von Excel.
Was bekommen Sie statt der Tabelle?
Eine Anwendung im Browser, die genau Ihren Ablauf abbildet. Alle arbeiten am selben Stand, jeder sieht nur, was er sehen soll, und jede Änderung ist nachvollziehbar.
Ein Stand für alle
Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig, ohne gesperrte Dateien und ohne Kopien.
Rechte nach Rolle
Die Werkstatt sieht den Einsatzplan, das Büro die Preise. Sie legen fest, wer was sehen und ändern darf.
Verlauf
Bei jeder Änderung steht dabei, wer sie wann gemacht hat. Bei einer Reklamation haben Sie den Nachweis.
Excel bleibt für Auswertungen
Die Anwendung gibt Daten als Excel-Datei aus, damit Sie weiter rechnen können. Abgelöst wird Excel nur als gemeinsame Datenablage.
Wie läuft die Ablösung ab?
In kleinen Schritten. Die alte Tabelle wird erst am Ende abgeschaltet, vorher laufen beide Wege kurz nebeneinander.
Ablauf aufschreiben
Wer trägt was ein, wer braucht welche Auskunft, wo entstehen Fehler? Ihre Tabelle ist dafür die beste Unterlage.
Umfang festlegen
Sie entscheiden, was die erste Version können muss und was warten kann. Ein Ablauf, der gut funktioniert, bringt mehr als fünf halbfertige.
Erste Version bauen und zeigen
Ihre Mitarbeiter probieren früh aus und sagen, was im Alltag stört. Sie kennen die Sonderfälle.
Daten übernehmen
Bestehende Einträge werden bereinigt und eingespielt. Dieser Schritt dauert oft länger als erwartet, weil alte Tabellen uneinheitlich geführt sind.
Parallel arbeiten, dann umstellen
Für kurze Zeit laufen beide Wege nebeneinander. Danach bleibt die Tabelle als Archiv zum Nachschlagen erhalten.
Betreuen und erweitern
Nach dem Start kommen Wünsche, die vorher niemand kannte. Ändert sich Ihr Ablauf, passen wir die Anwendung an.
Was kostet es, Excel abzulösen?
Ein einzelnes Werkzeug oder eine Automatisierung kostet bei uns 5.000 bis 20.000 € und dauert 2 bis 4 Wochen. Eine Geschäftsanwendung für mehrere Rollen kostet 20.000 bis 80.000 € und dauert 2 bis 4 Monate. Alle Preise netto.
| Umfang | Preis | Dauer |
|---|---|---|
| Einzelne Automatisierung, Dashboard, internes Werkzeug für ein Team | 5.000-20.000 € | 2-4 Wochen |
| Geschäftsanwendung, Kundenportal, mittleres Backoffice-System | 20.000-80.000 € | 2-4 Monate |
Sie können kaufen oder in Raten zahlen. Im Ratenmodell zahlen Sie 20 % bei Beauftragung, von Monat 4 bis 24 je 5 % im Monat und danach 1 % im Monat, jeweils plus Hosting. Betrieb, Betreuung, Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates sind enthalten. Bis Monat 24 sind das 125 % des Entwicklungswerts, also mehr als beim Kauf. Den Zahlungsplan für Ihren Betrag zeigt der Rechner zum Ratenmodell.
Ob sich das für Sie rechnet, hängt von den Stunden ab, die heute verloren gehen. Zählen Sie zwei Wochen lang mit, wie viel Zeit für doppeltes Eintragen, Abgleichen und Korrigieren anfällt. Kommen Sie auf eine Stunde pro Woche, lohnt sich ein Projekt in dieser Größe nicht.
Wo liegen Ihre Daten?
Anwendungen, die wir betreiben, laufen auf eigenen Servern in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland und Finnland.
Verarbeitet die Anwendung personenbezogene Daten, brauchen Sie mit dem Betreiber einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO-konformes Hosting.
Schicken Sie uns Ihre Tabelle oder beschreiben Sie den Ablauf
Sie bekommen innerhalb eines Werktags eine erste Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass Excel für Sie reicht. Einschätzung anfragen
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eigene Software?
Die Kopfzahl entscheidet nicht. Maßgeblich ist, wie viele Stunden pro Woche ein Ablauf kostet und wie teuer Fehler darin sind. Ein Betrieb mit zwölf Mitarbeitern und aufwendiger Einsatzplanung kann mehr davon haben als einer mit vierzig Mitarbeitern und einfachen Abläufen.
Müssen wir Excel danach ganz aufgeben?
Nein. Für Auswertungen und einmalige Berechnungen bleibt Excel sinnvoll. Abgelöst wird nur die Rolle von Excel als gemeinsame Datenablage.
Was passiert mit unseren bisherigen Daten?
Sie werden übernommen. Vorher werden sie bereinigt, also Doppelte entfernt und Schreibweisen vereinheitlicht. Die alte Datei bleibt als Archiv erhalten.
Bauen Sie die Tabelle eins zu eins nach?
Nein. Dann hätten Sie eine teure Tabelle. Wir bauen den Ablauf dahinter, also wer was einträgt, wer was sehen darf und was danach passiert.
Wem gehört der Programmcode?
Beim Kauf Ihnen. Im Ratenmodell bleibt er bei Fragon Studios, Sie erhalten die betriebene Anwendung, einen Export Ihrer Daten und einen geregelten Ausstieg. Einzelheiten stehen auf der Seite zum Ratenmodell.
Wie wird aus der Spanne ein Preis?
Nach einem Erstgespräch von 30 Minuten und einer Analyse Ihrer Anforderungen bekommen Sie ein schriftliches Angebot. Wie wir rechnen, steht auf Wie wir kalkulieren.
Reden wir.
Hängt Ihr Betrieb an einer Tabelle?
Im Erstgespräch gehen wir den Ablauf durch und sagen Ihnen, ob sich eigene Software für Sie lohnt. 30 Minuten, unverbindlich.