Von Danijel Balog, Gründer von Fragon Studios in Linz · Stand:
Was ist ein Lastenheft und wie unterscheidet es sich vom Pflichtenheft?
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was die Software leisten soll und warum. Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Auftragnehmers, wie diese Anforderungen umgesetzt werden.
Vorlage zum Ausfüllen
Vorlage als Word herunterladen (.docx, kostenlos, ohne Anmeldung). Die Gliederung mit allen Leitfragen steht auch weiter unten auf dieser Seite.
| Lastenheft | Pflichtenheft | |
|---|---|---|
| Wer schreibt | Auftraggeber | Auftragnehmer |
| Kernfrage | Was und wofür? | Wie und womit? |
| Inhalt | Ziele, Abläufe, Anforderungen, Rahmenbedingungen | technische Lösung, Architektur, Schnittstellen im Detail |
| Zeitpunkt | vor der Anfrage beim Dienstleister | nach der Analyse, vor der Umsetzung |
| Zweck | vergleichbare Angebote einholen | Grundlage für Umsetzung und Abnahme, oft Vertragsbestandteil |
Beide Begriffe sind in der Norm DIN 69901-5 definiert, wie man ein Lastenheft erstellt, beschreibt die Richtlinie VDI 2519 Blatt 1. Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht. In Österreich und Deutschland sind beide Begriffe üblich, in agilen Projekten spricht man eher von Anforderungen oder Backlog. Der Gedanke bleibt derselbe: Erst klären, was gebraucht wird, dann über die Technik reden.
Ein gutes Lastenheft beschreibt Probleme und Ziele, keine fertigen Lösungen. „Wir brauchen eine App“ ist eine Lösung. „Unsere Techniker erfassen Aufträge auf Papier und tippen sie abends ab“ ist ein Problem, mit dem ein Dienstleister arbeiten kann.
Wie ist ein Lastenheft für Software aufgebaut?
In zehn Abschnitten, von der Ausgangslage bis zum Betrieb. Übernehmen Sie die Gliederung und beantworten Sie die Leitfragen in ganzen Sätzen.
- 1
Ausgangslage und Ziel
Was ist heute das Problem? Was soll nach dem Projekt anders sein? Woran merken Sie in einem Jahr, dass es sich gelohnt hat? Welche Standardlösungen haben Sie geprüft und warum passen sie nicht?
- 2
Nutzer und Rollen
Wer arbeitet mit der Software: Mitarbeiter, Kunden, Partner? Wie viele Personen pro Rolle? Wer darf was sehen, ändern, freigeben?
- 3
Abläufe heute
Wie läuft der Prozess derzeit, Schritt für Schritt? Wo entstehen Doppelerfassung, Wartezeiten oder Fehler? Welche Excel-Listen, Formulare oder E-Mails sind beteiligt?
- 4
Funktionale Anforderungen
Was muss die Software können? Ordnen Sie jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann ein. Was gehört ausdrücklich nicht dazu?
- 5
Daten und Schnittstellen
Welche Daten werden verarbeitet, woher kommen sie? Mit welchen Systemen muss die Software Daten austauschen, etwa ERP, Buchhaltung oder Microsoft 365? Gibt es bestehende Daten, die übernommen werden?
- 6
Qualitätsanforderungen
Auf welchen Geräten und Browsern muss es laufen? Muss es offline funktionieren? Wie viele Nutzer gleichzeitig? Gibt es Vorgaben zur Barrierefreiheit?
- 7
Datenschutz und Hosting
Werden personenbezogene oder besonders sensible Daten verarbeitet? Wo dürfen die Server stehen? Gibt es interne Vorgaben der IT oder des Datenschutzbeauftragten?
- 8
Rahmenbedingungen
Welches Budget steht grob zur Verfügung? Gibt es einen festen Termin und warum? Ist eine Förderung geplant, die Fristen oder Inhalte vorgibt? Was in Oberösterreich gefördert wird, steht im Ratgeber Förderungen für Softwareprojekte in OÖ.
- 9
Abnahme und Erfolgskriterien
Wann gilt eine Anforderung als erfüllt? Wer nimmt ab? Mit welchen Testfällen oder echten Beispieldaten?
- 10
Betrieb und Weiterentwicklung
Wer betreibt die Software nach dem Go-Live? Wer kümmert sich um Updates und Fehler? Wem sollen Quellcode und Zugänge gehören?
Die Frage nach geprüften Standardlösungen in Abschnitt 1 zahlt sich bei Förderungen aus: DIGITAL.PLUS 26 in Oberösterreich fördert Individualsoftware nur, wenn der Vorteil gegenüber bestehenden Lösungen schlüssig dargelegt ist. Anträge sind laut Programmseite bis 02.11.2026 möglich, bitte vor dem Antrag prüfen.
Lieber unvollständig als gar nicht
Lassen Sie Fragen, die Sie nicht beantworten können, offen und markieren Sie sie. Offene Punkte klären wir in der Analyse. Ein ehrliches „wissen wir noch nicht“ hilft mehr als eine geratene Antwort.
Wie sieht ein ausgefülltes Lastenheft aus?
Etwa so wie das verkürzte Beispiel unten: ein Installationsbetrieb, der Aufträge vom Papier aufs Handy bringen will. Fiktives Beispiel, kein Kundenprojekt.
| Abschnitt | Beispieltext |
|---|---|
| 1. Ausgangslage und Ziel | Unsere 12 Techniker schreiben Aufträge auf Papier, das Büro tippt sie abends ins ERP ab. Ziel: Rechnung spätestens am Tag nach dem Einsatz. Zwei Standard-Apps für Handwerker haben wir getestet, beide ohne Anbindung an unser ERP. |
| 2. Nutzer und Rollen | 12 Techniker erfassen Aufträge und sehen nur ihre eigenen. 2 Personen im Büro planen und prüfen. Die Geschäftsführung sieht Auswertungen. |
| 3. Abläufe heute | Das Büro plant per Telefon und Excel-Liste. Techniker füllen ein Papierformular aus. Fehler entstehen bei unleserlichen Materialangaben und vergessenen Arbeitszeiten. |
| 4. Funktionale Anforderungen | Muss: Auftrag mit Arbeitszeit, Material, Fotos und Kundenunterschrift erfassen. Soll: Tagesplan am Handy. Kann: Kunde bekommt den Bericht per E-Mail. Nicht im Umfang: Lagerverwaltung. |
| 5. Daten und Schnittstellen | Kunden und Artikel kommen aus dem ERP, abgeschlossene Aufträge gehen zurück. Rund 4.000 Bestandskunden werden übernommen. |
| 6. Qualitätsanforderungen | Android-Firmenhandys, Bedienung auch mit Arbeitshandschuhen, Erfassung ohne Netz im Keller, bis zu 15 Nutzer gleichzeitig. |
| 7. Datenschutz und Hosting | Kundendaten und Unterschriften sind personenbezogen. Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. |
| 8. Rahmenbedingungen | Budgetrahmen 30.000 bis 40.000 € netto. Einsatz vor der Hauptsaison im März, weil wir danach keine Zeit für die Einschulung haben. |
| 9. Abnahme und Erfolgskriterien | Erfüllt, wenn drei Techniker eine Woche lang alle Aufträge nur mit der App erfassen und das Büro nichts mehr abtippt. Die Büroleitung nimmt mit 20 echten Aufträgen aus dem Vormonat ab. |
| 10. Betrieb und Weiterentwicklung | Der Dienstleister betreibt die Software, Updates laufen über einen Wartungsvertrag. Quellcode und Zugänge gehören uns. |
Das Beispiel passt auf zwei Seiten und beantwortet trotzdem jede Leitfrage. Mehr braucht ein Dienstleister für eine erste Einschätzung selten.
Wie formuliert man gute Anforderungen?
Prüfbar und aus Sicht der Nutzer. Eine gute Anforderung sagt, wer was tun kann und woran man erkennt, dass es funktioniert.
| Vage | Prüfbar |
|---|---|
| Die Software soll benutzerfreundlich sein. | Ein neuer Außendienstmitarbeiter legt nach einer Einschulung einen Auftrag ohne Hilfe an. |
| Die Software soll schnell sein. | Die Auftragsliste lädt auf einem Firmenhandy im Mobilfunknetz in unter zwei Sekunden. |
| Anbindung an unser ERP. | Neue Kunden aus dem ERP erscheinen spätestens nach 15 Minuten im Portal, Änderungen im Portal fließen zurück. |
| Kunden sollen Rechnungen sehen. | Eingeloggte Kunden sehen ihre Rechnungen der letzten drei Jahre und laden sie als PDF herunter. |
| Es soll auch offline gehen. | Techniker erfassen Aufträge ohne Netz, die Daten werden beim nächsten Empfang automatisch übertragen. |
| Sicher und DSGVO-konform. | Server in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Zugriff nur nach Rolle. |
Der Test für jede Zeile: Könnte ein Außenstehender nach dem Projekt eindeutig sagen, ob sie erfüllt ist? Wenn nicht, fehlt eine Zahl, eine Rolle oder ein Beispiel.
Wie lang sollte ein Lastenheft sein?
So kurz, dass es jemand vollständig liest, und so lang, dass alle zehn Abschnitte beantwortet sind. Eine Pflichtlänge gibt es nicht.
Für ein internes Tool, mit dem ein Team Excel ablöst, reichen oft wenige Seiten. Ein Kundenportal mit mehreren Rollen und ERP-Anbindung braucht mehr, vor allem bei Schnittstellen und Abnahme.
Länger wird es meist durch Lösungsvorschläge, Bildschirmskizzen bis ins Detail oder kopierte Textbausteine. Das sind die Teile, die Sie am ehesten streichen können. Skizzen sind trotzdem willkommen, wenn sie einen Ablauf erklären.
Welche Fehler passieren beim Lastenheft am häufigsten?
Der häufigste Fehler ist, eine Lösung statt eines Problems zu beschreiben. Gleich danach folgen fehlende Abnahmekriterien.
- Technik vorgeben, bevor das Problem klar ist
- Jede Anforderung als Muss eingestuft
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen vergessen
- Datenschutz erst nach dem Angebot bedacht
- Keine Abnahmekriterien
- Nur die Geschäftsführung gefragt, nicht die späteren Nutzer
- Textbausteine aus einem fremden Projekt übernommen
Wie arbeiten wir mit Ihrem Lastenheft?
Wir nehmen es als Grundlage für eine Analyse von zwei bis zehn Tagen, die Ihre Anforderungen in Aufwand übersetzt. Danach bekommen Sie ein schriftliches Angebot, meist zum Fixpreis.
- 1
Erstgespräch, 30 Minuten
Unverbindlich. Wir gehen das Lastenheft gemeinsam durch und stellen Rückfragen. Eine Preis- und Zeitspanne bekommen Sie innerhalb eines Werktags.
- 2
Analyse
Zwei bis zehn Tage zum Tagessatz von 1.100 €, also 2.200 bis 11.000 € netto. Wir klären offene Punkte, prüfen Schnittstellen und schreiben fest, was gebaut wird.
- 3
Angebot
Fixpreis für den vereinbarten Umfang. Ist die Arbeit wirklich offen, sagen wir das und rechnen nach Aufwand mit Wochen-Obergrenze ab.
Ohne Lastenheft geht es auch. Dann ersetzt ein Workshop ab 1.500 € das Lastenheft, bei größeren Fragezeichen eine Machbarkeitsanalyse ab 3.000 €. Danach folgt die Analyse wie oben. Individualsoftware und Apps unter 5.000 € nehmen wir nicht an.
Ihr Lastenheft können Sie vorab schicken: Lastenheft per E-Mail an office@fragonstudios.com. Was Projekte in welcher Größe kosten, zeigt der Ratgeber Was Software in Österreich kostet.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Lastenheft, um ein Angebot zu bekommen?
Nein. Für eine erste Preis- und Zeitspanne reicht ein 30-minütiges Gespräch, für das verbindliche Angebot die Analyse. Ein Lastenheft macht Angebote verschiedener Anbieter aber erst vergleichbar.
Wer schreibt das Pflichtenheft?
Der Auftragnehmer, auf Basis Ihres Lastenhefts. Bei uns übersetzt die Analyse vor dem Angebot Ihre Anforderungen in Umfang und Aufwand, der vereinbarte Umfang steht dann im Angebot.
Ist ein Lastenheft rechtlich verbindlich?
Für sich allein nicht. Verbindlich wird, was im Vertrag als Bestandteil genannt ist: meist das Angebot mit Umfang und Abnahmekriterien, oft auch das Pflichtenheft oder Ihr Lastenheft, wenn das Angebot darauf verweist.
Was kostet die Analyse eines Lastenhefts?
Die Analyse dauert bei uns zwei bis zehn Tage zum Tagessatz von 1.100 €, also 2.200 bis 11.000 € netto. Je klarer das Lastenheft, desto kürzer die Analyse.